Мировая практика давно пришла к передаче непрофильных функций предприятий на администрирование внешним подрядчикам. Крупные компании, представители малого, среднего бизнеса заказывают аутсорсинговые услуги в Киеве и убеждаются в эффективности данного формата деловой деятельности. Процесс перевода бухгалтерии, кадрового учета, документооборота на внешнее сопровождение требует взвешенного подхода и тщательной подготовки.

Порядок внедрения

Чтобы принять решение о передаче ведения отдельных работ аутсорсеру, следует определить задачи проекта, понять итоговый результат, сравнить стоимость услуг аутсорсинга с собственными затратами.

Для правильной организации необходимо объективно оценить текущее состояние компании, выявить, с какими задачами не справляются штатные сотрудники. Чаще других в этот список попадают финансовые, кадровые вопросы, начисление заработной платы, управление документооборотом. Важно, чтобы аутсорсер понял и смог реализовать выбранную стратегию.

Выбор того, кто предоставит услуги аутсорсинга – ответственная стадия процесса. Неудачное партнерство приведет к необходимости смены подрядчика, повторной реорганизации работы. Важные критерии поиска:

  • опыт работы в сфере аутсорсинга;
  • возможность дистанционного администрирования;
  • взаимодействие в форс-мажорных случаях: при сокращении штата, массовом наборе работников, в периоды сдачи отчетности и проч.;
  • возможность предоставить персональный пакет услуг с учетом специфики деятельности;
  • мнение реальных клиентов об обслуживании;
  • система безопасности компании-аутсорсера;
  • стоимость услуг.

С найденным провайдером заключается договор. В условиях контракта оговаривается срок переходного периода, набор, формат предоставления услуг. Стоит прислушаться к советам аутсорсера, поскольку профильная компания имеет практический опыт реализации проектов.

После подписания договора происходит переход на аутсорсинг. На начальном этапе могут возникнуть сложности, которые должны решать обе стороны, опираясь на первоначально определенные приоритеты. Желательно заранее подготовить к изменениям сотрудников.

Основная задача делегирования полномочий сторонней организации – экономическая выгода, поэтому важно регулярно анализировать работу исполнителя. Периодический мониторинг обязанностей провайдера, контроль соблюдения договорных условий позволяют эффективно управлять аутсорсингом, использовать для процветания бизнеса новые возможности. Объем контроля зависит от важности переданного процесса, сопутствующих рисков.

Плюсы и минусы внешнего администрирования бизнес-процессов

Бухгалтерский, кадровый аутсорсинги открывают перед предприятием блестящие перспективы:

  • на вас работают профессионалы, лучшие из лучших;
  • сохраняется конфиденциальность данных, чего нельзя гарантировать в случае штатного бухгалтера, кадровика;
  • денежные, человеческие, материальные ресурсы становятся контролируемыми;
  • обеспечиваются безопасность расчетов, своевременность сдачи отчетности в налоговую;
  • вы экономите на заработной плате штатных специалистов;
  • снижается риск прерывания работы из-за болезней, отпусков, увольнений, декретов сотрудников штата;
  • отсутствуют ошибки и их финансовые последствия для компании.

При несомненных преимуществах аутсорсинга с ним могут быть связаны риски, о которых стоит знать. Некоторые аутсорсеры предлагают периодическую выгрузку информационных баз, т. е. данные клиента доступны только в определенное время. Проблема решается на этапе подписания договора. Крупные украинские аутсорсеры предоставляют постоянный доступ к своим платформам и данным.

Риски снижения оперативности реагирования провайдера, утечки информации, неудовлетворительного уровня оказания услуг являются косвенными, поскольку они не возникают при грамотном выборе поставщика аутсорсинговых услуг.