Щоб розпочати роботу з електронним документообігом через сервіси EDI, компанія повинна мати спеціальний ідентифікаційний номер (код), який називається GLN (Global Location Number). 

У цьому матеріалі пояснюємо, що це за номер і чому він критично важливий для постачальників.

Що таке GLN-номер і які його складові?

GLN (Global Location Number) — це унікальний міжнародний код, що дозволяє точно ідентифікувати розташування компанії, її підрозділів, торгових точок, складів чи інших об’єктів. Його широко застосовують у галузі e-commerce та для обміну електронною документацією.

GLN-номер складається з 13 цифр:

  • Код країни (2–3 цифри), наприклад, 482 для України;
  • Ідентифікатор компанії або її підрозділу (разом з кодом країни — 12 цифр);
  • Контрольна цифра — для перевірки правильності всього коду.

Як виглядає GLN-номер (приклад)

Це унікальний номер, який присвоюється кожному підприємству. У деяких державах використовуються власні системи кодування, однак GLN — це універсальний стандарт, визнаний у міжнародній торгівлі, зокрема в електронному обміні даними (EDI).

Навіщо потрібен GLN у системах EDI

Платформа EDI працює на основі стандартизованих електронних повідомлень. Ці повідомлення використовуються для формування первинних документів, необхідних при постачанні товарів. 

Автоматизованість системи знижує ризик людських помилок, але для цього кожен учасник повинен бути однозначно ідентифікований. Саме для цього й використовується GLN.

GLN забезпечує точну ідентифікацію компаній, які беруть участь у ланцюгу постачання. Завдяки цьому відбувається безпомилковий обмін документами в електронному вигляді.

Як GLN спрощує обмін даними в ланцюгах постачання? 

У традиційному документообігу всі учасники постачання — продавці, покупці, логісти — мають вказувати свої реквізити вручну. Це часто призводить до помилок або невірної інформації. GLN усуває цю проблему: EDI- і ERP-системи автоматично звіряють дані та зменшують ризики.

GLN в ланцюгах постачання

Відсутність GLN у компанії може призвести до проблем: плутанини в замовленнях, неточностей у документах, затримок у доставках. А великі торговельні мережі можуть взагалі відмовитися від співпраці з такими постачальниками.

Наявність GLN дозволяє миттєво дізнатися:

  • назву юридичної особи;
  • тип об'єкта (офіс, склад, магазин тощо);
  • точну адресу.

Коли потрібні кілька GLN-номерів

Якщо підприємство має кілька локацій або напрямів діяльності, кожен об’єкт повинен мати власний GLN. Наприклад, склад, офіс, магазин або навіть бухгалтерія можуть мати окремі коди. Це дозволяє точніше керувати процесами та уникати помилок.

Для компаній, де окремі напрями діяльності належать різним юрособам, також знадобляться окремі GLN-коди. Це допоможе партнерам правильно адресувати документи, що значно полегшує співпрацю.

Зв’язок між GLN і товарними штрих-кодами

GLN-код використовується не лише в документообігу, а й у логістиці. Наприклад, завдяки GLN-коду можна відстежити переміщення товару між складом і магазином або між різними регіональними підрозділами компанії.

GLN-коди можуть бути закодовані у вигляді штрих-кодів або RFID-міток. Це дозволяє автоматично визначати місце зберігання чи доставки вантажів, що підвищує ефективність обліку і логістики.

Як отримати GLN в Україні? 

В Україні офіційним органом, який видає GLN, є асоціація GS1 Україна. Щоб отримати GLN, необхідно:

  1. Зареєструватися в асоціації;
  2. Отримати головний GLN для компанії;
  3. За потреби — замовити додаткові коди для інших підрозділів.

Також отримати GLN можна через EDI-провайдера. Наприклад, у сервісі «Вчасно.EDI» це можна зробити, звернувшись до менеджера та:

  • згенерувавши новий GLN;
  • або додавши вже наявний номер до системи.

Дані автоматично потрапляють у каталог GS1, стаючи доступними для всіх учасників системи.

Як дізнатися GLN своєї компанії? 

Перевірити або знайти GLN-код можна на сайті GS1 Україна. А якщо компанія вже зареєстрована у «Вчасно.EDI», знайти свій GLN можна у кабінеті користувача:

  1. Перейдіть у розділ «Налаштування» з лівого меню;
  2. Оберіть вкладку «Загальне»;
  3. Код GLN буде серед основної інформації про компанію.

У сервісі «Вчасно.EDI» ви можете легко отримати GLN-код і працювати з торговельними мережами без затримок і помилок. Залиште заявку на консультацію на сайті — і розпочніть ефективний електронний документообіг вже сьогодні.