Оренда залу та пошук спікерів це звичайні тривіальні задачі, які покладені на організатора. У 2026 році організація конференції з продажем квитків це складний процес з купою складових, і задача з багатьма невідомими. Але все може бути набагато простіше, якщо ви йдете в ногу з часом, і не боїтесь все автоматизувати та використовувати інструменти, які вже зарекомендували себе на ринку як ефективні.
Варто забути про “ми завжди так робили” і зібрати для себе зручний “стек” рішень, які допоможуть не втратити рівень організації ,а ще й масштабуватись та рости разом з вашою аудиторією. Ми зібрали для вас список корисних інструментів, які вже перевірені іншими організаторами, і стануть в нагоді й вам.
Реєстрація і продаж квитків – Успішний старт
Якщо подія безкоштовна, то здавалося б найголовніше зібрати список гостей. Але постає питання, як вони дізнаються, що їх внесли в список запрошених, і як ви збираєтесь перевірити на локації, що це та людина, яку ви запрошували.
А для платних, просто необхідне рішення, яке автоматизує процес реєстрації → оплати → та отримання квитка після покупки.
Універсальний сервіс All-in-one який має абсолютно всі інструменти від конструктора лендінгу для анонсу заходу і збору лідів – оплати та отримання квитка – до зустрічі гостей на локації, застосунку нетворкінгу, функціоналу для онлайн подій і багато інших інструментів, які можуть замінити більшість сервісів, які використовує організатор.
Крім того сервіс має інтеграцію з більш ніж 15 платіжними методами як українськими так і міжнародними, тому дозволяє без проблем проводити події в різних країнах. Також є можливість автоматичної генерації безготівкових рахунків для юридичних осіб та фіскалізації.
QRticket.org
Чудовий варіант для безкоштовних подій, для подій з закритою реєстрацією, або якщо ви вже якось зібрали список гостей і повноцінний квитковий сервіс буде задорого для генерації квитків. Він дозволяє швидко згенерувати унікальні QR квитки по вашому списку запрошених. І відсканувати їх на події, для валідації квитка.
Управління проектом – Як не втратити контроль і зберегти час
Якщо мова йде не про малесеньки семінари чи бранчі, а справді про масштабну подію на кілька сотень чи тисяч гостей, з багатьма спікерами, партнерами, спонсорами. Де задіяно купа підрядників, то просто тримати і контролювати це все в Excel стає не ефективно. Слід користуватися більш функціональними і надійними інструментами на кожному етапі підготовки.
Google Docs
Універсальний інструмент для всієї команди. Тут зручно створювати та зберігати файли про програму, спікерів, партнерів, спонсорів, різні презентації, і списки завдань чи покупок. Щоб всі члени команди організаторів мали до них доступ та могли спільно працювати над документом. А також, чудовий інструмент для передачі завдань підрядникам.
Miro / Mural
Сервіс для побудови схем. Ви можете одразу намалювати ієрархію команди, хто за що відповідає, побудувати логістику, намалювати карту розстановки стендів на локації та інших зон. Така собі мапа всього вашого проекту. Яка доволі наочна і зрозуміла, краще ніж довгі тексти.
Finmap / Financy
Сервіси для обліку грошових потоків (Cash Flow). Організатору важливо бачити не тільки скільки прийшло від квитків, а й скільки прийшло від партнерів і спонсорів, коли треба сплатити наступний транш за локацію, кейтеринг чи поліграфію, щоб не виникло дефіциту готівки. Ці сервіси допомагають уникнути ситуації, коли гроші ніби є, але всі вони – це передплата, яку ще не можна витрачати.
Frame.io
Якщо ви готуєте багато відеоконтенту (промо-ролики, заставки для екранів). Дозволяє залишати коментарі прямо на конкретному кадрі відео. Це економить години листування типу «на 15-й секунді зробіть логотип більшим».
Нетворкінг – Найцінніше за чим приходять люди на події
Просто “корисні доповіді” вже нікому не цікаві. Адже доступного і безкоштовного контента повно скрізь! На події приходять перш за все за живим спілкуванням. Щоб знайти там корисні контакти для партнерів для розвитку своїх бізнесів.
Telegram-боти
Зручні помічники, які не втратили популярності з часу появи, і дійшли з нами до 2026 року. В боті можна налаштувати розклад події, контакти для зв’язку з організатором, робити сповіщення по ходу програми, чи навіть оголошення про загублені речі. Можна подати інформацію про спікера, чи навпаки зібрати питання до нього, а також провести швидке голосування про доповідь.
appforevent.com
Якщо подія більш масштабна та передбачає участь іноземних учасників, то краще користуватись повноцінними додатками. Де учасники можуть бачити список всіх присутніх і знайти собі корисні знайомства, для налагодження партнерських зв’язків. А також заповнити інформацію про себе, щоб їх могли знайти інші.
Gather.town
Чудове рішення віртуального простору для онлайн або гібридних подій. Застосунок нагадує стиль гри, де учасники мають свої аватари і переміщуються у просторі вашої віртуальної локації. Підходять до інших “гравців” та знайомляться. Для онлайн подій такий собі спосіб познайомити людей, які зі зрозумілих причин не бачать одне одного.
Snapbar або віртуальні фотобудки
Застосунок, який прямо у браузері смартфона дозволить створити короткі відео чи селфі з логотипом заходу. Погодьтесь, що такі пости в соцмережах, з вашим брендінгом, значно збільшують впізнаваність події за залученість учасників.
Маркетинг та CRM – Як зібрати та працювати з базою учасників
Якщо ви зробили анонс події і люди злетілись як мухи на мед і все купили – ви щасливчики! Але реалії такі, що організатору треба багато працювати над маркетинговою складовою, щоб досягти sold out. Тому варто використовувати не лише інструменти для анонсів, а й структурувати та працювати з уже існуючою базою потенційних клієнтів. Щоб не втратити теплі ліди.
MailChimp / eSputnik
Для автоматичних ланцюжків листів. «Покинутий кошик» (коли людина почала оформлювати квиток, але не купила) – ваше головне джерело втраченого прибутку. Постійні нагадування про подію, допоможуть вплинути на тих, хто з якихось причин не сплатив свою участь.
Kommo / Pipedrive
Якщо ви працюєте з корпоративними продажами квитків (B2B), CRM необхідна для контролю рахунків та довгих циклів угод. Так набагато зручніше все контролювати, ніж на папері чи звичайних таблицях. Хоча у згаданому вище RegToEVENT вже є повноцінна вбудована CRM з Kanban дошкою, що дозволить повністю контролювати всю базу реєстрацій і не думати про інтеграції з сторонніми CRM системами.
Oribi або Google Analytics 4
Ви повинні мати чітке уявлення звідки до вас приходять покупці. Які джерела трафіку ефективні, а які тільки марна витрата бюджетів. Це довзволить вчасно реагувати та перенаправляти кошти на більш вигідні канали для анонсів та реклами, заощадити бюджет і здобути той результат продажів на який ви розраховували.
On-site чекін – Реєстрація без черг
Перше враження гість отримує на вході. Тому важливо, щоб людина не стояла в довжелезній черзі для отримання свого бейджа, а одразу могла отримати пакет учасника і пройти в зал. Тому не слід використовувати старі дідівські методи реєстрації по роздрукованому списку і пошуку “очима”, в таблиці.
Додатки для сканування
Дозволяють сканувати QR квитки будь яким смартфоном, без використання спеціалізованого дорого обладнання. Наприклад, якщо ви генерували квитки через RegToEVENT або QRticket, то у них вже доступна така безкоштовна опція, сканування квитків.
checkin.com.ua
Професійне рішення для моментального друку стікерів для іменних бейджів при реєстрації. Позбавить від пошуку потрібного бейджа серед купи завчасно надрукованих у вас на столі. Дозволить набагато пришвидшити процес реєстрації гостей.
Послуга від RegToEVENT
Сканування квитків та друк персоналізованих бейджів на івенті з трекінгом зон, бейджами для підрядників, стікерами для обміну контактами та безшовною базою учасників. І звісно ж детальна статистика для організатора, по кількості присутніх, кількості відвідування зон локації чи доповідей і все це в режимі реального часу.
Корисні чек листи для організаторів подій:
https://regtoevent.com/ua/checklistfororganiser/
Обирайте для себе ті інструменти, якими буде зручно користуватись вам. Зверніть увагу, на той набір функцій, які забезпечує той чи інший сервіс. Бо часто буває так, що організатори користуються 3-ма сервісами, а все це вже є в якомусь одному, і немає сенсу переплачувати і якось поєднувати між собою 3 різних рішення.
Обирайте ті сервіси, які легко інтегруються один з одним по АРІ. Які дозволяють не просто зібрати реєстрації, а й автоматично занести їх в CRM систему, якщо не мають вбудованої, налаштувати розсилки, для покинутих корзин, та автоматизувати роботу з учасниками. Бо чим більше сервісів ви використовуєте, чим більше є місць куди вам потрібно переносити базу зареєстрованих – тим більше загубиться “по дорозі”
