Якщо ви оформлювали апостиль раніше 2026 року, забудьте половину того досвіду. З 1 лютого 2026 року діє новий Порядок проставлення апостиля, затверджений наказом Міністерства юстиції від 20 листопада 2025 року № 3177/5. Він повністю замінив правила 2015 року, за якими апостиль оформлювали останнє десятиліття. А з березня до цього додалася ще одна зміна, якої чекали найдовше: реєстр апостилів став електронним.

Три робочих дні замість невизначеності

Головне для тих, хто планує подачу документів за кордон, строк. Він тепер жорсткий: три робочих дні на рішення або на мотивовану відмову.

Зверніть увагу, від чого ці три дні відраховують. Не від дня, коли ви принесли документ, а від реєстрації заяви в Електронному реєстрі апостилів, тобто день подачі до строку не входить. Коли дата вильоту або подачі документів до іноземної установи вже відома, різниця в один-два дні виявляється критичною.

Скільки це коштує державі і вам

З 1 січня 2026 року плата за проставлення апостиля становить 670 гривень для фізичних осіб і 1160 гривень для юридичних. Суми не випадкові: вони розраховані як 0,2 і 0,35 прожиткового мінімуму відповідно, тож змінюватимуться разом із ним. Це плата саме за апостиль: переклад, нотаріальне засвідчення й доставка документа оплачуються окремо.

Апостиль із QR-кодом: що дав електронний реєстр

З 1 березня 2026 року Електронний реєстр апостилів зберігає не лише запис про документ, а й сам апостиль в електронному вигляді. Файл у міжнародному форматі ASiC-E з квалі­фікованим електронним підписом, який можна завантажити у PDF. На самому апостилі тепер є QR-коди підпису й печатки установи та окремий QR для перевірки справжності.

Перевірити апостиль можна самостійно на apostille.minjust.gov.ua, для документів, виданих після 1 березня 2026 року, а для давніших працює архів. Для бізнесу це знімає старий головний біль: контрагент за кордоном більше не мусить вірити паперу на слово, він перевіряє номер онлайн.

Де тепер подають заяву

З 2 березня 2026 року функціонал прийому заяв відкрили для відділів державної реєстрації актів цивільного стану та державних нотаріальних конторів. Підключення приватних нотаріусів триває. До цього заяву на апостиль Мін'юсту фактично приймали у Києві, і для мешканця Тернополя це означало або поїздку, або представника за довіреністю.

Що не змінилося: відомство визначає документ, а не ваш вибір

Тут новий Порядок нічого не спростив, і саме на цьому досі втрачають час. В Україні апостиль проставляють чотири різні органи, кожен за своїм типом документів:

  • Міністерство освіти і науки — дипломи, атестати, академічні довідки. Строк 5 робочих днів, до 20, якщо документ потребує перевірки. Диплом і додаток до нього — це два окремі документи, і рахуються вони окремо.
  • Міністерство юстиції — документи ДРАЦС (народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть), нотаріальні копії й переклади, судові рішення, архівні довідки, довіреності та корпоративні документи.
  • Міністерство внутрішніх справ — довідка (витяг) про несудимість; із 2023 року апостиль на неї ставить саме МВС. Витяг готують до 10 робочих днів, апостиль, після цього.
  • Міністерство закордонних справ — медичні документи й усе інше, що не належить до перших трьох.

Найчастіша помилка: нести медичну довідку до Міністерства охорони здоров'я. МОЗ апостиль не проставляє взагалі. Друга за частотою. Намагатися апостилювати електронний витяг про несудимість: він апостилю не підлягає, потрібен паперовий з печаткою й підписом. Розклад за типами документів і строками кожного з чотирьох органів, зокрема те, скільки займає апостиль документів у Мін'юсті проти МОН, зібраний у бюро перекладів «Еталон».

Перед подачею варто перевірити одну річ

Чи потрібен вам апостиль узагалі. Він діє лише для країн, учасниць Гаазької конвенції 1961 року, для України вона чинна з 22 грудня 2003 року. З низкою держав, із якими Україна має договір про правову допомогу (Польща, Чехія, Молдова, Болгарія, Румунія, Угорщина, країни Балтії, Грузія, Казахстан), документи часто приймають без апостиля, достатньо нотаріального перекладу. А для країн поза конвенцією апостиль не підходить зовсім: там потрібна консульська легалізація, інша процедура й інші строки.

Перевірка вимог країни до подачі коштує менше, ніж переоформлення документа після відмови, і це єдиний крок, який не можна замінити здогадкою. Офіційне повідомлення про запуск оновленого реєстру опублікував Кабінет Міністрів, а перелік учасників конвенції варто звіряти перед кожною подачею: склад змінюється.