Буквально 15 лет назад корреспонденция в бумажном формате и горы бухгалтерской документации были нормой, а сегодня для подписания документов используют квалифицированную электронную подпись (КЭП), которая обеспечивает их целостность и идентификацию автора. Ее уникальность в том, что она связана как с автором, так и с самим документом. Она базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа. Ее невозможно подделать с помощью обычного копирования. Но главное — по правовому статусу она приравнивается к собственноручной подписи или печати, именно поэтому имеет полную юридическую силу, а электронный документ без такой подписи не считается созданным. Само понятие и сфера использования КЭП регулируется на законодательном уровне (Закон Украины «Об электронных доверительных услугах» от 05.10.2017 г. № 2155-VIII). Сегодня е-документы со всеми обязательными реквизитами, в том числе электронной подписью, считаются оригиналами. О тоннах бумажных стопок можно забыть.
Использование такой подписи значительно упростило и ускорило рабочий процесс бухгалтерского отдела, ведь КЭП в тандеме со специальным программным обеспечением делает формирование электронных отчетов и их передачу в фискальные органы быстрым процессом без потери времени в очередях в контролирующие органы при подаче ежемесячной или ежеквартальной отчетности. Поскольку отчетность на многих предприятиях формируется в программе 1С, важно регулярно повышать навыки работы с ее новыми версиями, в чем помогает обучение 1С бухгалтерия. Перед отправлением в контролирующие органы на отчеты накладываются электронные подписи, что гарантирует стопроцентную идентификацию реального пользователя. Срок их действия составляет не более двух лет с момента формирования.
Сфера применения КЭП довольно широкая, ведь она используется для:
- организации е-документооборота;
- подписания электронных документов;
- регистрации и идентификации пользователей;
- декларирования доходов;
- подачи отчетности в госорганы или исковых заявлений в суд через интернет;
- регистрации, создания, изменения и прекращения ФЛП или юридических лиц;
- получения документов в Пенсионном фонде, связанных со страховым и трудовым стажем.
Использование технологий упрощает коммуникацию с контрагентами, контролирующими органами и потенциальными потребителями, а 1С уроки обучения на https://stimul.kiev.ua/ оптимизируют бизнес-процессы, ускоряют движение информации внутри организации, улучшают процессы управления и контроля. Но на этом преимущества КЭП не заканчиваются: она сводит к минимуму ошибки, исключает возможность подделки документов и искажение информации, а также гарантирует безопасность передачи данных, защищает их от копирования, изменения и подделок.