Витрати на канцтовари здаються неважливими та невеликими. Але насправді у підрахунку українські компанії отримують солідну суму. Чи можливо зекономити? Компанія “Севен Офіс” переконана: так. Головне — уникати типових помилок, про які ми поговоримо нижче. 

Чого варто уникати під час закупівлі канцтоварів?

Розглянемо основні помилки власників бізнесу:

Помилка №1: Закупівлі без інвентаризації

Найчастіше керівники купують канцтовари на око. Здається, що паперу мало — замовляють ящик. Через тиждень виявляється, що на складі лежить ще три пачки. Результат — зайві витрати та захаращення офісу.

Проведіть інвентаризацію перед кожним замовленням. Це займе 15 хвилин, але збереже тисячі гривень.

Помилка №2: Покупки в роздріб

Бігати в найближчий магазин за ручками зручно, але дорого. Роздрібна ціна на канцтовари у 2-3 рази вища за оптову. Якщо працівники регулярно купують щось для офісу у звичайних магазинах, ви переплачуєте величезні суми.

Помилка №3: Ігнорування якості

Дешева офісна техніка часто виходить з ладу через кілька місяців. Степлер за 50 гривень поламається швидше, ніж якісний за 150. Економія перетворюється на додаткові витрати.

Особливо це стосується картриджів для принтерів. Сумісні картриджі можуть пошкодити техніку, а ремонт коштує в рази дорожче за оригінальні витратники.

Помилка №4: Відсутність контролю витрат

Коли канцтовари лежать у вільному доступі, вони зникають з фантастичною швидкістю. Працівники беруть ручки додому, "позичають" папір для особистих потреб. Без контролю витрати зростають на 40-50%.

Помилка №5: Неправильний вибір постачальника

Багато компаній роками співпрацюють з одним постачальником, не перевіряючи ціни у конкурентів. Часто виявляється, що аналогічні товари можна купити на 20-30% дешевше в іншому місці.

Порівнюйте пропозиції щонайменше трьох постачальників перед великими закупівлями.

Помилка №6: Закупівля зайвого асортименту

Офісним працівникам не потрібно 15 кольорів маркерів та 10 видів клею. Зазвичай достатньо базового набору канцтоварів. Широкий асортимент створює ілюзію необхідності та провокує зайві витрати.

Помилка №7: Ігнорування термінів придатності

Деякі канцтовари мають обмежений термін зберігання. Особливо це стосується:

  • Картриджів для принтерів (можуть засохнути).
  • Коректорів та клеїв (стають занадто густими).
  • Фломастерів та маркерів (висихають).
  • Батарейок (розряджаються).

Купувати такі товари великими партіями недоцільно.

Помилка №8: Відсутність планування

Закупівлі відбуваються хаотично, коли щось закінчується. Це призводить до переплат за терміновість та неможливості скористатися знижками. Планування закупівель на місяць вперед дозволяє економити до 25%.

Помилка №9: Неврахування сезонності

Восени ціни на канцтовари зростають через шкільний попит. Розумно робити основні закупівлі влітку або взимку, коли ціни мінімальні. Календарі та щоденники найдешевші у лютому-березні.

Помилка №10: Покупка під впливом реклами

Яскрава упаковка та агресивна реклама часто змушують купувати дорожчі товари без реальної потреби. Брендовий папір не кращий за звичайний, але коштує в півтора раза дорожче.

Висновок

Уникнення цих помилок дозволить скоротити витрати на канцтовари на 30-40%. Головне — системний підхід та регулярний аналіз витрат. Ваш бюджет відразу відчує різницю.