Від паперу до цифри: навіщо й коли оцифрувати трудову книжку

З 10 червня 2021 року в Україні розпочали поступовий перехід від паперових трудових книжок до електронних записів: всі дані про трудову діяльність тепер заносять до Реєстру застрахованих осіб Пенсійного фонду України.

Інакше кажучи, замість звичної паперової книжки тепер використовується електронна версія, доступна в цифровому форматі. Але багато людей досі не знають, навіщо це потрібно і як це працює.

Навіщо оцифрувати трудову книжку?

• По-перше, електронні записи важче загубити або пошкодити - вони зберігаються в захищеному форматі.
• По-друге, це зручніше - інформація завжди доступна онлайн, незалежно від того, де ви перебуваєте.
• По-третє, при оформленні пенсії чи соцвиплат процедури спрощуються, адже дані вже зібрані та підтверджені.

Також записи в електронній трудовій книжці мають відмітки та захист, що ускладнює фальсифікацію.

Як це зробити - крок за кроком

Увійдіть до особистого кабінету на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України через КЕП або інший спосіб ідентифікації.

У розділі "Комунікації з ПФУ" обираєте "Відомості про трудові відносини".

Завантажуєте кольорові скан-копії сторінок своєї паперової трудової книжки в хронологічному порядку (формати jpg або pdf, розмір файлу до 1 МБ).

Якщо ваша трудова діяльність починалась до 2004 року, треба додати документи, що підтверджують стаж (наприклад, записи трудової книжки, накази, інші довідки).

Після перевірки та опрацювання даних ПФУ вносить записи до реєстру — і тоді електронна трудова книжка стає офіційною.

До 10 червня 2026 року відбуватиметься перехідний період, під час якого роботодавці повинні передати записи своїх працівників, а громадяни — за потреби самостійно подати скани документації.